SmartCopy Best Practices

SmartCopy Best Practices

It is possible to step-by-step import a full branch or tree from some other site, for example Ancestry, Myheritage or WikiTree, to Geni using the semi-automatic tool SmartCopy (SC). See that page for installation instructions. This page describes how to copy a full tree, and suggests some do's and don'ts.

A profile to start out from

The easiest approach to copying a tree is to first search for a profile that already exists on Geni and in the tree on the other site. Start out from that profile. If such a profile does not exist on Geni, click on Research -> Create a branch in Geni and manually create a profile to start out from. In Geni, go to that profile.

Does the Geni profile show a blue SmartRecord or a green SmartMatch? Then click on that indicator, and select the match on the site you intended to copy. Does the matching page have a left column that shows the content of the Geni profile? Then you can directly click on the blue SmartCopy web browser extension in the top right corner above the matching page. The tool gives you the option to import data for that person (the destination profile) as well as data for the parents, spouses and children of that person.

If you do not see a blue SmartRecord or green SmartMatch in the Geni profile you start out from, or there is no left column on the matching page showing the corresponding Geni profile, you need to specify the destination profile in SmartCopy. You may copy the URL (the web address) of the Geni profile page. Then go to the corresponding Ancestry, Myheritage or WikiTree page, start the SmartCopy browser extension there and paste the Geni destination URL into the Geni ID or URL field.

An alternative to copying the URL is to go to the Geni profile, start SmartCopy there, and click on Add to History in the left bottom of the SmartCopy window. Then go to the corresponding Ancestry, MyHeritage, or WikiTree page, start SmartCopy and select Geni destination by choosing "'select from History'."

Be careful. Do not copy too many profiles before checking the result. Before you continue, show the Geni profile and the original profile in separate browser windows, compare the result and check that it is correct and does not show a blue Geni match indicator.

Copying a full tree

After copying the profile that you start out from, you may step-by-step go to each of the relatives of that profile and copy their information, for example in a depth-first search order:

• First the mother with family.
• Then mother's mother.
• Then mother's mother's mother.
• ...
• Mothers mothers father.
• ...
• And so on until you finally reach father's father's father etc.

Afterward, you may check which of the above profiles that have matches, and copy remaining cousins (children, children of children, etc of the above profiles), and other relatives of interest.

Some do's and dont's

The SmartCopy (SC) tool should be used with care. Sources such as Wikitree, Ancestry, and MyHeritage should be considered as poor and unreliable if they don't contain source documentation, but are useful if supplemented with more reliable sources.

A few pieces of advice:

1. Do not make the SC beginners mistake, causing lots of duplicate profiles and forgetting to merge or delete them. Repeatedly check the trees for duplicate profiles both before and after you copy:

• Choose "update" instead of "add profile" in SC for family members that already exist. These are indicated with pink, blue or green bullets above the person in the SC user interface.
• Check the Geni tree for blue tree matches every now and then.
• Choose "View nearby merges" every now and then in the Geni profile of one person in the imported tree.
• Check once again after a day - more blue, yellow and green match indicators may show up after a while.

2. Do not include half-siblings in the copying. Then the parents may be incorrect, and you may end up with duplicates with different sets of parents. Instead, wait with siblings until you have reached one generation back in the tree, and copy the parent families including their children.

3. Do not mess up already existing reliable profiles that have many sources or details in the "about" field, or many contributors. These contributors may be very irritated if you destroy their hard work and overwrite reliable info with info from poor sources at Wikitree, Ancestry or Myheritage.

• Avoid using the SC tool for existing reliable profiles. In case you realize that you have used the tool on such a profile:
• If the profile already has good sources, remove the automatic SC reference pointing to less reliable sources.
• Before and after merging or updating, check the "about field" and fix problems with contradictory detailed info and too many SC references.
• If you merge profiles, do not forget to fix conflicting or duplicated data.

4. Do not copy profiles from pre-census time, or with very few details (no full name, address, dates, etc). Those are often speculative, and may mess up already existing trees severely. Such profiles should be entered manually, without the tool, after carefully checking more reliable sources. Famous medieval profiles should only be merged by curators, since they have the tools to undo their own mistakes.

5. Avoid copying profiles filled with language errors, written by non-native speakers of the language. For example, avoid copying European profiles with data entered by Americans, since many Americans misspell European names and places (they skip special characters like ü è å ä and ö, they may make incorrect interpretations of handwriting, and they do not understand European naming conventions (they often incorrectly give the wife the husbands family name, patronymic etc). This is a common problem especially on Wikitree. Check and fix spelling manually in every text field that you are about to import. This requires that you have basic skills in the language before you copy.

6. For each copied profile, compare with other sources if they are available and choose the most reliable source. Especially in case of conflicting or speculative information, check original records, or stop importing such data. Communicate with others who may help you finding original sources.

7. In the SC settings, uncheck "Detect geolocation", especially for non-american profiles. You may click on the globe for each address to toggle geolocation, and manually find the corresponding Google postal address, but always check that the details of the address are not changed into an anachronistic modern address. It is especially important to include country in the country detail address.

8. Minimize the number of duplicate profiles you create that have to be merged:

• Before adding parents, use the SC search feature (magnifying glass above parents section) to initially test for duplicates.
• If you still suspect that the tree already exists, wait with copying numerous of children and siblings. Only copy spouses and parents in the first step.
• If you have imported duplicates, consider deleting them instead of merging them.

9. As a quality control, utilize the consistency & plausibility checker feature, that is part of the SmartCopy utility, as well as the Geni built-in "Consistency checker". Open the tree page or profile page every now and then. If the top of the tree page indicates that the data is contradictory or unreasonable, check with original sources or delete the imported data. Mark different persons as focus persons in the tree, and the tool analyzes their nearest family.

10. As an additional quality control, you may use the 3rd party ImproveYourTree.com free web application, to analyze the tree and find even more duplicate profiles, unreasonable dates, or missing information. The tool may find several Geni tree matches that the Geni matching algorithm does not find, and compile a list of missing dates, parents, spouses, and children that should be addressed. It may also carry out an insanity check (similar to the above plausibility check) of the whole tree.

There is no hurry. Quality is more important than quantity.

Praktische tips voor gegevensinvoer

Het is mogelijk om een volledige tak of boom te kopiëren met behulp van SmartCopy - stap voor stap. Eerst moeder met familie, dan moeders moeder, dan moeders moeders moeder, enzovoort, moeders moeders vader, enzovoort totdat je eindelijk de vader van vader, vader enz., Bereikt. Maar de tool moet met zorg worden gebruikt. En bronnen zoals Ancestry en Myheritage moeten als slecht en onbetrouwbaar worden beschouwd.

Een paar tips:

1. Maak deze fout van de SC beginners niet: Zorg voor veel dubbele profielen en vergeet ze samen te voegen of te verwijderen.

• Controleer de bomen herhaaldelijk op dubbele profielen zowel vóór als na het kopiëren:
• Kies "update" in plaats van "profiel toevoegen" in SC voor familieleden die al bestaan. Deze worden aangegeven met roze, blauwe of groene overeenkomst indicatoren boven de persoon in de SC-gebruikersinterface.
• Controleer bij kinderen of SC de juiste ouder heeft gekozen.
• Controleer de Geni-boom af en toe op blauwe overeenkomsten (mogelijke Geni duplicaten).
• Kies "Bekijk aangrenzende samenvoegkwesties" zo nu en dan in het Acties menu van een Geni-profiel in de geïmporteerde structuur.
• Controleer na een dag opnieuw - er kunnen na verloop van tijd meer blauwe, gele en groene matchindicatoren verschijnen.

2. Kopieer geen halfbroers en / of -zussen. Dan zijn de ouders mogelijk niet correct en kunt u eindigen met duplicaten met verschillende sets van ouders. Wacht tot u een oudere generatie in de boom hebt bereikt en kopieer dan de betreffende ouder inclusief de kinderen.

3. Verknoei geen bestaande betrouwbare profielen met veel bronnen of details in het veld 'Over' of veel bijdragers. Deze bijdragers kunnen erg geïrriteerd zijn als je hun harde werk vernietigt en betrouwbare info overschrijft met minder betrouwbare informatie van slechte bronnen zoals Wikitree, of MyHeritage.

• Gebruik de SC-tool niet voor dergelijke profielen.

Als u zich realiseert dat u de tool op een dergelijk profiel hebt gebruikt:

• Als het profiel al goede bronnen heeft, verwijdert u de automatische SC-referentie die verwijst naar minder betrouwbare bronnen.
• Controleer voor en na het samenvoegen of bijwerken het "over” veld en los problemen op met tegenstrijdige gedetailleerde info en te veel SC-referenties.
• Als u profielen samenvoegt, vergeet dan niet om conflicterende gegevens te corrigeren.

4. Kopieer geen bomen van voor 1600 zonder overleg met een curator met kennis van de betreffende periode en regio of profielen met zeer weinig details (geen volledige naam, adres, datums, enz.). Die zijn vaak speculatief en kunnen bestaande bomen ernstig beschadigen. Dergelijke profielen moeten handmatig worden ingevoerd, zonder de tool, na zorgvuldige controle van betrouwbaardere bronnen. Beroemde middeleeuwse profielen mogen alleen worden samengevoegd door curatoren, omdat ze de tools hebben om hun eigen fouten ongedaan te maken.

5. Vermijd het kopiëren van profielen die zijn gevuld met taalfouten, geschreven door niet-moedertaalsprekers van de taal. Vermijd bijvoorbeeld het kopiëren van Europese profielen met gegevens die zijn ingevoerd door Amerikanen, aangezien veel Amerikanen Europese namen en plaatsen verkeerd spellen (ze slaan speciale tekens over zoals å ä ö ü è en kunnen onjuiste interpretaties van handschriften maken) en begrijpen Europese naamgevingsconventies niet (zij geven bijvoorbeeld de vrouw de familienaam van de echtgenoot, gaan niet goed om met voorvoegsels en patroniemen e.d.). Dit is een veel voorkomend probleem, vooral op Wikitree. Controleer en corrigeer de spelling handmatig in elk tekstveld dat u wilt importeren. Dit vereist dat u basisvaardigheden in de taal hebt voordat u gaat kopiëren.

6. Voor elk gekopieerd profiel: Vergelijk met andere bronnen als deze beschikbaar zijn en kies de meest betrouwbare bron. Vooral in geval van tegenstrijdige of speculatieve informatie, controleer originele records, of stop met het importeren van dergelijke gegevens. Communiceer met anderen die u kunnen helpen originele bronnen te vinden.

7. Schakel in de SC-instellingen het selectievakje "Geolocatie detecteren" uit, vooral voor niet-Amerikaanse profielen. U kunt op de wereldbol klikken voor elk adres om geolocatie in te schakelen en handmatig het bijbehorende Google-postadres te vinden, maar controleer altijd handmatig of het adres niet is veranderd in een anachronistisch modern adres. Vaak wordt een locatie omschrijving (zoals de naam van een kerk of begraafplaats) door Google verwijderd, voeg deze dan handmatig weer toe.
Het is vooral belangrijk om het land op te nemen in het adres (Google kiest als er geen land is opgenomen vaak een plaats in de VS die qua naam lijkt op de ingevoerde naam).
PAS OP: Holland is een gebied is de VS, gebruik Netherlands als land

8. Minimaliseer het aantal dubbele profielen dat u maakt die moeten worden samengevoegd:

• Voordat u ouders toevoegt, gebruikt u de SC-zoekfunctie (vergrootglas boven het gedeelte ouders) om eerst te testen op duplicaten.
• Als u nog steeds vermoedt dat er al profielen bij Geni zouden kunnen bestaan, wacht dan met het kopiëren van kinderen, broers en zussen. Kopieer alleen echtgenoten en ouders in de eerste stap.
• Als u dubbele items hebt geïmporteerd, kunt u overwegen deze te verwijderen in plaats van ze samen te voegen.
• Controleer voordat u kinderen toevoegt of SC de juiste ouder heeft geselecteerd

9. Als laatste: Gebruik als kwaliteitscontrole de fantastische functie Geni-consistentie en plausibiliteitscontrole, die deel uitmaakt van het SmartCopy-hulpprogramma